出版社留存书籍主要是为了备案。出版社备案，会对作者的信息、已出版书籍的信息以及出版后的样书都建立档案。目前国内对出版管控是很严格的，国家新闻出版署每年会对出版社出版的书做定期抽查，以检查核实该社出版的书籍其质量和内容是否符合国家对出版物的要求，对不合格的图书会进行相应的处理，比如说，国家新闻出版署会对该批图书进行召回，并对出版社予以处罚。所以图书出版后必须在新闻出版署、中国版本图书馆、出版社等部门进行备案存底，这样不管过多少年都能查到。
出版社对样书备案的另一个作用是，以防作者后期私自修改书的内容或装帧设计，书一旦出版之后是不允许有任何改动的，如果需要改动，就得跟出版社申报才行，不然被查到之后可能就会被认定为非法出版物。
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